Главная » Бизнес » Правила деловой переписки через интернет

Правила деловой переписки через интернет

На сегодняшний день трудно себе представить первое деловое общение через интернет без электронного письма на почту. Для того чтобы общение получилось конструктивным и деловой партнер не отвернулся от вас после первых ваших фраз, вы должны знать основные правила деловой переписки, о которых чуть ниже.

В каждом письме отражается деловая позиция человека, а так же это письмо является своего рода визиткой в бизнес сфере. Согласитесь, визитка должна выглядеть пристойно и гарантировать эффективную работу с партнерами, коллегами и клиентами. Ни для кого не секрет, что по способу изложения мыслей можно сделать некоторые выводы о человеке. По этой причине БизнесЖурнал решил с вами поделиться правилами делового этикета.

В для работы только рабочий e-mail

Вы должны помнить, что отправив письмо по электронной почте с рабочего адреса, вы намекаете на серьезные намерения. К тому же, вся почта исходящая и входящая, сохранится на сервере и вы сможете ее прочесть в любой нужный момент. Оптимальный вариант почтового ящика должен иметь вид ...@"электронный домен сайта/компании или же частного лица". Забудьте про адреса с фривольными фразами и незамысловатыми словечками, это только для личного общения с друзьями.

Четко сформулированное послание — половина успеха

Для повышения шанса того, что адресат верно поймет изложенный вами текст, необходимо четко излагать свои пожелания. До адресата необходимо донести с первых строк, что собственно от него нужно. Если вы что-либо спрашиваете, то первым тезисом в письмо вы должны внести основной момент, а затем уже вносить в текст уточнения и пояснения на второстепенные вопросы.

Забудьте про неформальное общение!

Постарайтесь написать текст вашего послания максимально сдержанно и без эмоций. Однако, если вы все же хотите что-то подчеркнуть эмоционально, то подавайте это в нейтральном и корректном тоне. В деловом письме не место жаргону, хитроумным словам и различным афоризмам, а особенно неуместны смайлы. Ошибочно будет считать, что вставив в текст вашего послания прикольную улыбающуюся рожу смайла, вы каким-то образом повлияете на принятие решения. Деловой человек вряд ли оценит ваши старания и такой скудный юмор. Но если ваше желание блеснуть «мегамозгом» преобладает, то постарайтесь сделать это при помощи нормативной лексики и максимально рассудительно.

Всегда заполняйте поле «тема письма»

Как правило, получатель деловой электронной корреспонденции пристальное внимание уделяет полю «Тема», а только потом уже приступает к изучению письма. Именно тема послания играет ключевую роль: откроет получатель сообщение или просто отправит в корзину. Очень часто нам с вами присылают различный спам на электронный почтовый ящик, поэтому адресат может со спокойной душой и совестью письмо удалить. Поле «тема» должно содержать в себе краткую информацию вашего послания (например «Сотрудничество», "деловое предложение, «работа» и т.д.).

Структура письма

Деловое обращение необходимо начинать всегда с приветствия и обращения. Если вы знаете имя своего собеседника, то обязательно упомяните его в первых строках сообщения. Таким образом вы проявите вежливость к собеседнику и гарантируете, что вы не ошиблись адресом. Если отправляете электронное письмо нескольким лицам в незнакомую компанию, то желательно использовать особые обращения типа «коллеги», «господа» и т.д.

Практически всегда в деловой переписке необходимо обращаться к адресату на «Вы», даже учитывая факт, что собеседник имеет статус гораздо ниже вашего или он младше вас. Если сообщение носит официальный характер, то в конце своего обращения используйте знак восклицания. В остальных случаях ставится запятая после имени собеседника и можно дальше продолжать обращение.

Читайте также: Что такое вирусный маркетинг?

Текст письма должен состоять из трех основных частей:

  • Кратко и ясно описать причину написания письма;
  • Информативно изложить описание вашего вопроса;
  • ваши пожелания, предложения по сотрудничеству, резюме и выводы

Так же обязательно разбивайте текст на абзацы, особенно, если в нем имеются тематические отступления. Не злоупотребляйте курсивами, выделениями жирным и различными незамысловатыми шрифтами. Все эти вещи адресат может агрессивно воспринять. Оптимальный вариант выделения важной мысли — использовать подчеркивание.

Грамотно составленный текст — ваше лицо!

Если не хотите нанести непоправимый вред вашей репутации и подчеркнуть свою необразованность — пишите грамотно и без ошибок. Как показала статистика, всевозможные ляпы, опечатки и орфографические ошибки на корню дискредитируют имеющуюся деловую репутацию.

На сегодняшний день работодатели приветствуют владение деловым языком. Если вы сомневаетесь в грамотности составленного послания, то проверьте текст на наличие орфографических, стилистических и пунктуационных ошибок. Такая же ситуация обстоит и с письмами на иностранных языках. Если в чем-то не уверен, открой словарь. Для поддержания вашего имиджа, очень важно грамотно сформулировать свое письмо. Кроме того, вы подчеркнете свой профессионализм и уровень культурного развития.

Указывайте контактную информацию и свою подпись

Еще один прием, который подчеркивает профессионализм отправителя и серьезность его намерений — это оставлять в письме подпись. Она не должна превышать 5-6 строк: имя и фамилия, занимаемая должность, название компании или фирмы, контактный телефон и электронная почта, адрес сайта. Послание лучше всего начинать с этикетных «шаблонных» фраз, типа: "С наилучшими пожеланиями, «С Уважением» и прочее. Недопустимы милые обороты типа «Искренне Ваш», деловое письмо такие вещи не терпит.

В деловом письме не используется P.S.

Наличие этого пункта в деловой переписке указывает на то, что отправитель не смог как следует продумать содержание послания.

Используйте флажок «высокой важности» в экстренных случаях

Если письмо носит особый стратегический подтекст или его необходимо рассмотреть в срочном порядке, то в этом случае ваше деловое обращение можно выделить соответствующим маркером. А вот бестолку злоупотреблять подобной опцией мы бы вам не советовали. В противном случае, получатель прекратит оперативно рассматривать ваши письма.

Вычитайте письмо перед отправлением

В первую очередь, это необходимо для выявления опечаток и орфографических ошибок. После этого проверьте информационную составляющую, конкретику и стилистику изложения мысли. Последовательность и логику ваших мыслей нужно проверить дважды как минимум.

Оперативно отвечайте на письма в течение дня

Проинформируйте отправителя о получении письма даже в том случае, если у вас нет времени на его рассмотрение. Пообещайте, что в ближайшее время вы дадите ответ.

Сохраняйте историю переписки

Если вы ведете активные беседы, то не начинайте все свои ответы новым сообщением. Это крайне неудобно для собеседников. Исключением являются случаи, когда вопрос уже исчерпан и вам необходимо обсудить следующую тему.

Последовательно отвечайте на вопросы

Если в письме у вас попросили предоставить какой-нибудь документ или файл, то просто прикрепить  его к сообщению не является верным решением. Обязательно к отправляемому файлу напишите краткое пояснения типа: «Отправляю Вам запрошенный документ».

Окончание диалога за инициатором беседы

Если вы обсудили все интересующие вас вопросы, то заключительное слово должно быть за отправителем. В этом случае достаточно лишь элементарных слов благодарности за предоставленную информацию и вежливо попрощаться.

Не стоит отправлять письма в выходные

Никто еще не отменял субботу и воскресенье как законные выходные. Отправленные сообщения в эти дни вряд ли кто откроет до наступления следующей рабочей недели. Кроме того, повышается вероятность того, что не прочитав письмо в выходной, в рабочий день адресат про него может попросту забыть. Поэтому, деловая переписка только в рабочие дни.

Как видите, правила деловой переписки не являются какой-нибудь сверхматерией. Главное их соблюдать и вы обязательно наладите деловые связи с партнерами по бизнесу.

 Читайте также: Что такое бенчмаркинг?

4
Shares

Оставить комментарий

Ваш email нигде не будет показанОбязательные для заполнения поля помечены *

*

*

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>